Pamiętasz, czy kiedykolwiek jakiś plan Ci się wysypał, bo był źle omówiony?
Przykładowo, domówka. Chcieliście ze znajomymi zrobić taką ‘na bogato’, z sałatkami, itd. Każdy miał coś przynieść.
Wszyscy biorący w nim udział myśleli, że są dogadani – w trakcie działania zaczęły wychodzić braki.
Na imprezie okazało się, że:
- miały być sałatki, ktoś nie zdążył, nie powiedział reszcie,
- jedna osoba nie wiedziała co ma przynieść, wzięła soki. Inna osoba wcześniej się zgłosiła, że przyniesie soki – przyniosła,
- kilka osób się spóźniło, zapomniało, że przełożyliście na godzinę wcześniej, a nie zapisywaliście tego nigdzie
To są standardowe problemy spotykane i w firmie, i poza nią. Jak sobie z nimi radzić?
Wszystkich nie wyeliminujesz, nie ma ludzi idealnych, dodatkowo pośpiech pogarsza sprawę, ale to pewnie wiesz dobrze 😉
Jak wyglądają te problemy?
1. Pośpiech
Ile masz rzeczy do zrobienia? Zgaduję, że dużo. Zdarza Ci się, że nie zaczniesz pracy, bo wiesz zbyt mało o tym, co jest do zrobienia?
Najpierw pół dnia rozmawiasz i piszesz, żebyś wreszcie się dowiedział robić.
Taki ping-pong słowny. Piszesz, odpowiedź – czegoś brakuje. Piszesz znowu, czekasz na odpowiedź, itd.
A zegar tyka. Energii nie wykorzystasz na zadanie, tylko na dokopanie się do informacji.
Jak górnik w kopalni, który musi odłupać skały, żeby dostać się do żyły złota.
Wyobraź sobie, że właśnie tracisz kilka godzin na czymś takim. Dodatkowo, zadanie będzie jakieś 20-30% gorzej zrobione, bo nie masz tej świeżości, co przed drążeniem za informacją.
Spora strata.
2. Ten sam język
Ciężko dogadać się z chińczykiem, kiedy nie znasz chińskiego. Tak samo, jak ktoś mówi po polsku to nie znaczy, że się rozumiecie.
Zamek, w języku polskim ma kilka znaczeń. Często zakładamy, że kiedy mówimy o zamku, nasz rozmówca ma to samo w głowie.
Niestety, ludzie nie czytają w myślach.
W książkach marketingowych i sprzedażowych sporo piszą o tym, żeby mówić językiem klienta.
Tak, jak sprzedałbyś mniej komputerów reklamując go, że ‘świetnie całkuje’, niż ‘łatwiej przeglądać internet’.
Komunikacja ze współpracownikami i z kimkolwiek innym wygląda podobnie. Ludzie w tej samej firmie mogą mówić innym językiem.
Przykładowo, czym jest kwota netto:
- pensja netto na umowie o pracę, to jest kwota na rękę, po wszystkich podatkach, itp.
- jeśli masz działalność, wystawiasz fakturę, to kwota netto będzie tą bez VAT, ale przed opodatkowaniem Spora różnica, prawda?
Podobnie to się ma do dowolnego innego tematu. Nie wiesz, co i jak druga osoba rozumie.
3. Nadmiar lub brak informacji.
Chcesz się wykąpać w rzece. Nie zrobisz tego ani w rwącym potoku, ani w małej strużce wody. Jak to się ma do komunikacji?
Nadmiar. Sam często łapię się na tym, że tak działam. Chcę się wgryźć w temat zbyt szczegółowo.
Zamiast jasno i przejrzyście przekazać to, co chcę, mówię o rzeczach, które są związane z tematem, ale niepotrzebne.
Efekt? Najważniejsza informacja się rozpływa.
Jak herbata zaparzona zbyt dużą ilością, zbyt zimnej wody.
W efekcie ciężko się rozeznać o co chodzi, więcej energii jest tracone na wydobycie sedna.
Z drugiej strony brak informacji może łączyć się z pośpiechem. To jest ta strużka wody.
Może to spowodować, że coś się posypie.
Jeśli ominiemy ważny szczegół, możemy stracić sporo pieniędzy, jeśli chodziłoby np o zakup konkretnego sprzętu.
A prawie zawsze zbyt mało informacji to strata czasu, przynajmniej dwóch osób.
Jak rozwiążę te problemy?
Szansa, że zostaną w pełni rozwiązane jest niewielka. Ale te sposoby mogą znacznie pomóc. Mogą odzyskać sporo czasu.
1. Poświęć trochę więcej czasu na planowanie
Nie mówię o godzinach. Wystarczy dodatkowe 5-10 min, dopisz ważne szczegóły:
- Co potrzebujesz zrobić?
- Kiedy?
- Jak?
- Gdzie?
- Po co? – określenie celu często się przydaje. Dzięki temu ktoś może zaproponować lepsze rozwiązanie
Te 5 min może zaoszczędzić kilkadziesiąt lub więcej minut czasu Twojego i współpracownika.
2. Używaj prostszych słów
W książce “Metafory w naszym życiu” autorzy pokazują jak nasz język sprowadza się do podstawowych pojęć typu: góra, dół, w, poza.
- Często skomplikowane słowa przeszkadzają,
- Używaj prostego języka,
- Zdania proste są łatwiej przyswajane niż złożone,
- Tryb osoby wygrywa z bezosobowym: “kup mleko” kontra “kupić mleko”, mózg łatwiej odczyta
Dzięki temu zwiększysz swoje szanse, że zostaniesz dobrze zrozumiany.
3. Mniej
Dlaczego streszczenia lektur są popularne w szkole? Nie zabierają czasu, wiesz to, co powinieneś na lekcje.
Przekazuj 1 temat naraz. Jeśli rozmowa zejdzie na 10 innych tematów to ciężko będzie wrócić do tego najważniejszego.
Jak zostanie wplecione 5 wątków to ciężko będzie to rozplątać.
Tutaj znowu pomaga planowanie. Tak, żeby powiedzieć mało, ale…
4. Nie za mało
Tutaj pomaga książka ‘Ekstremalne przywództwo’. Autor, były dowódca odziału SEALs mówi o kierowaniu żołnierzami.
Kluczowe jest informowanie swoich ludzi i generałów tak, żeby wszyscy byli odpowiednio poinformowani.
To nie znaczy, że wysyłasz wszystkim tą samą informację, tylko każdemu to, czego potrzebują do wykonania zadania, a dowódców informujesz o sytuacji.
5. Zapisuj
Nie polegaj na swojej pamięci. Jak coś ustalasz w rozmowie, potem to spisz.
Zyskasz 2 rzeczy:
- Mózg nie musi pamiętać, może zająć się czymś innym
- Wszyscy zainteresowani są równo poinformowani
Daj znać – podobało Ci się? O czym chcesz przeczytać następnym razem?